Электронный документооборот: конец эпохи или новые возможности?

Автор: Станислав Макаров
Источник: PC Week/RE, №7 (906), 2016

Скорость изменений в политике и бизнесе очень велика, поэтому к системам управления сегодня предъявляются повышенные требования. От СЭД/ECM-систем, которые для многих стали привычным инструментом, клиенты ждут большей гибкости, динамичности, интеллектуальности. В нашем тематическом обзоре мы обсудим вопрос адекватности современных СЭД/ECM-решений как важного инструмента управленческой практики сегодняшним и завтрашним бизнес-реалиям. Примет ли индустрия вызов рынка, трансформируя популярные продукты, чтобы придать им новые качества, или на смену им придут другие системы? Своими мнениями на сей счет делятся наши эксперты.

Сможет ли СЭД изменить бюрократию?

СЭД реализуют бюрократическую парадигму управления, которая, по сути, не может быть гибкой и эффективной. С другой стороны, ИТ, на которых построены СЭД, несут в себе потенциал управленческих изменений. Как разрешается этот парадокс?

Устремляясь навстречу новому, нельзя в то же время игнорировать свой исторический багаж. СЭД возникли и развивались в целях автоматизации служб документационного обеспечения управления (ДОУ), и это продолжает оказывать влияние на их архитектуру и набор функций. «Основными пользователями и бизнес-заказчиками СЭД на протяжении многих лет являлись сотрудники служб ДОУ, поэтому системы строились на основе привычной им метафоры бумажного документооборота. Такой подход стал своего рода наследуемой особенностью СЭД, подчас тормозящей работу квалифицированного персонала и руководителей всех уровней, — признает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании „ИнтерТраст“ по развитию бизнеса. — Бюрократизм традиционных СЭД приводит к тому, что большая часть профессионалов предпочитает решать вопросы неформально, оставляя недокументированными важные решения и деловые активности. В итоге бизнес-процессы остаются за рамками СЭД. Чтобы изменить ситуацию, необходимо обеспечить взаимодействие пользователей в рамках сквозных деловых процессов, в границах компании, холдинга или между независимыми организациями. Это позволит сместить фокус СЭД/ЕСМ от функций регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес-ценностей и „научить“ СЭД сохранять новые виды информации: обмен мнениями, неформальные документы, информационные материалы, документированный ход принятия решений и т. д.». Он считает, что для этого можно и нужно использовать средства персонализации контента и интерфейса, которые позволяют создавать функционально-ориентированные рабочие места с учетом профессиональной специализации сотрудников и формировать рабочее пространство с развитыми средствами решения повседневных задач и инструментами горизонтального взаимодействия, а документооборот при этом становится фоновым технологическим сервисом.

Особенности рынка в период зрелости

Рынку СЭД уже более двадцати лет, он достиг зрелости — функционально все системы стали довольно похожими. Тем не менее заказчики по-прежнему сталкиваются с проблемой выбора продукта, но прежние подходы, основанные на сопоставлении чек-листов наличия тех или иных функций, перестают работать. Какие критерии выходят сегодня на первый план при выборе СЭД?

На зрелом рынке человеческий фактор имеет приоритет перед чисто технологическим, но успех гарантирует только их удачная комбинация. 

«По понятным причинам для многих заказчиков важным становится вопрос построения импортонезависимой среды для управления документами, — говорит Вадим Ипатов. — Есть организации, которым эта тема интересна исключительно в контексте сокращения издержек на приобретение лицензий, в то время как другие ставят целью создание доверенной информационной среды. Сегодня можно выделить еще один явный тренд всего российского рынка ИТ: разработка с применением СПО. В текущей экономической ситуации это логичное направление развития корпоративных систем, в том числе и СЭД».

Необходимо сказать, что на рынке СЭД импортозамещение произошло практически естественным путем: изначально в силу ориентации заказчиков на автоматизацию российской бюрократии спрос на отечественные системы был выше. Сейчас из-за курса национальной валюты и политической ситуации крен в сторону отечественных СЭД только усилился. (Справедливости ради следует отметить, что СЭД и ECM, строго говоря, синонимами не являются. И санкции распространяются далеко не на все российские предприятия. Поэтому западные вендоры по-прежнему ведут крупные проекты в России, автоматизируя различные бизнес-процессы, не всегда связанные с традиционным документооборотом.)

Ловушка морального износа

Известное правило айтишников «работает — не трогай» может сыграть злую шутку с любой ИТ-системой, в том числе и с СЭД, где к этому добавляется еще мощный консерватизм пользователей, не желающих менять процессы документооборота, чтобы двигаться в ногу со временем. Поэтому, несмотря на то, что разработчики постоянно выпускают обновления своих продуктов, через 5–10 лет после внедрения многие клиенты задумываются о замене «старой» СЭД вследствие ее морального износа. Как избежать этой ловушки?

Вадим Ипатов уверен, что избежать морального износа можно только одним способом: искать прогрессивные технологии и новые способы работы с контентом, выявлять порой еще неочевидные запросы клиентов. «Рынок СЭД уже не раз переживал технологические переломы. Появление потокового сканирования, потребность заказчиков в распределенных СЭД, развитие BPM-инструментов, бум мобильных приложений — таковы лишь некоторые вехи, — напоминает эксперт. — По нашим оценкам, технологические новшества, за которыми следует очередной этап развития рынка СЭД, появляются каждые 3–5 лет». Однако основной потенциал развития СЭД г-н Ипатов связывает с обеспечением поддержки различных моделей управления. В этой части перспективным подходом считается адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM), позволяющий в отличие от традиционных инструментов BPM быстро реагировать на меняющиеся условия.

Но одних только усилий разработчика недостаточно, чтобы поддерживать СЭД в актуальном состоянии. Большая доля ответственности лежит и на самом заказчике — ведь нужно планировать развитие своей системы и регулярно ее обновлять. Распространённый среди автомобилистов подход «купить и пользоваться, пока работает» в случае ИТ не годится — потому что софт устаревает быстрее, чем любое «железо», и одним только техобслуживанием тут не обойтись, часто требуется глубокая модернизация.

Тем не менее миграции клиентов с платформы на платформу неизбежны. Нет такой силы, которая могла бы их навечно привязать к одному вендору. Об объективных причинах смены поставщика СЭД рассказывает Дмитрий Шмайлов: «Внутренние процессы и их регламент в компаниях меняются, и это в любом случае требует затрат на доработку существующих систем. Новый продукт — это гарантированная адаптация к новым реалиям. К тому же конкуренция растет, и внедрение новых продуктов часто обходится даже дешевле поддержки старых. Есть огромное количество примеров, когда из-за взлета курса доллара компании, использующие зарубежное ПО, попали в „ловушку сопровождения“ — цена сопровождения оказалась неподъемной, а неуплата ведет к штрафам при возобновлении отношений; если деньги не платятся, то система устаревает. В такой ситуации многие предпочли переход на аналогичное российское ПО».

Не стоит сбрасывать со счетов и субъективный фактор. Как отметил Вадим Ипатов, переход на новую систему намного чаще связан с ротацией кадров, чем с моральным износом. Меняется руководство или приходит новая ИТ-команда со своими идеями относительно того, на базе каких продуктов должны автоматизироваться те или иные процессы. Поэтому нередко технологии и прикладные системы кочуют из одной организации в другую вместе с их приверженцами.

Вообще говоря, с моральным износом не все так однозначно — тут есть определенная доля лукавства. Есть и те, кто перевнедряет некоторые свои системы каждые 3–5 лет, обосновывая это в том числе моральным устареванием. В каждом случае нужно разбираться детально, но, скорее всего, дело здесь опять же не в самой системе, а в качестве и полноте внедрения. Неполное внедрение значительно повышает риск сноса системы, например, при смене руководителя, и никакие современные технологии не будут страховкой от этого. Со временем любая система, любой продукт устареют, и, конечно, нужно выпускать новые версии, инвестировать перспективные разработки, чтобы к моменту окончания жизненного цикла одного продукта у вас было что-то интересное для рынка. Чтобы управлять этим риском, нужно иметь своё решение, и компании-разработчики, ориентирующиеся только на создание решений на базе платформ и средствами, предоставляемыми платформами, рискуют потерять свой рынок, когда вендор снимет с пробега конкретную платформу, признав её морально устаревшей, или при смене лицензионной политики, или, как сейчас, в силу внешних политических и экономических факторов, которые никто и прогнозировать не мог.

Полная версия статьи