Об опыте внедрения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в головном офисе "Газпромбанка"

Можно ли определить тот момент, когда возникает необходимость автоматизации делопроизводственных процессов в компании? В "Газпромбанке" такая необходимость возникла в конце 1990-х годов в связи с расширением масштабов его деятельности, развитием бизнеса и, соответственно, активным ростом документооборота. Внедрение происходило поэтапно. Как велись работы, какие операции автоматизировались, что дало это внедрение и каково состояние дел на настоящий момент - читайте в статье.

Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов в Банке

ОАО "Газпромбанк" (далее - Банк) является одним из ведущих банков России по всем основным показателям банковской деятельности. По мере расширения масштабов деятельности Банка, развития его бизнеса изменялась и усложнялась его управленческая структура, увеличивалось количество структурных подразделений и численность персонала, рос документооборот (только за период с 2004 по 2009 гг. - более чем в 3 раза.

Рост документооборота "Газпромбанка" с 2004 по 2009 гг.

В связи с этим уже в конце 1990-х годов в Банке возникла необходимость в автоматизации делопроизводственных процессов. Методическое и организационное обеспечение этой работы в Банке закреплено за Управлением делами (в начале 2000-х годов оно вошло в организационную структуру Аппарата Правления; далее - УД) и подразделениями IT-блока.

Основные функции Управления делами Аппарата Правления:

• разработка и внедрение в Банке общего порядка работы с открытыми документами и документами, содержащими сведения конфиденциального характера и сведения ограниченного распространения;

• совершенствование форм и методов работы с документами. Развитие автоматизации процессов делопроизводства в Банке с использованием современных информационных технологий;

• методическое руководство структурными подразделениями и филиалами Банка по всему комплексу вопросов ведения делопроизводства и документооборота (на бумажных носителях и в электронном виде);

• документационное обеспечение управленческой деятельности на уровне современных требований, установление единого порядка работы с документами с момента их создания (получения) и до сдачи в архив или уничтожения;

• обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, своевременное доведение документов до руководства Банка, экспедирование корреспонденции;

• организационно-техническое и документационное обеспечение административно-распорядительной деятельности высших должностных лиц Банка;

• подготовка номенклатуры дел, обеспечение единого порядка хранения документов в Банке;

• организация работы Архива и Центральной экспертной комиссии Банка;

• решение общебанковских и организационных вопросов.

Целями автоматизации являлись:

• снижение трудоемкости процесса ведения делопроизводства за счет: уменьшения бумажного документооборота, использования внутренней справочно-поисковой системы, включающей документопотоки Банка, оперативность поиска документов;

• обеспечение возможности одновременной обработки документов с нескольких рабочих мест;

• дальнейшая унификация процессов делопроизводства в Банке.

С 1998 г. в головном офисе Банка в пилотном порядке была организована обработка документов с применением системы управления базами данных MS ACCESS. С нескольких рабочих мест Управления делами осуществлялись регистрация и рассылка документов, а также контроль их исполнения.

Этапы работ по внедрению АСДД

Системная работа в этом направлении началась в 2000-2001 гг., когда Банком путем проведенного тендера была выбрана автоматизированная система делопроизводства и документооборота (далее - АСДД) CompanyMedia фирмы "ИнтерТраст".

В 2001 г. проводилась апробация типовой ("коробочной") версии АСДД в УД и у секретарей самостоятельных структурных подразделений.

С 2002 по 2003 гг. началось внедрение электронного документооборота: в АСДД к регистрационно-контрольным карточкам (далее - РКК) входящих, исходящих и внутренних документов прикреплялись файлы документов, а по организационно-распорядительным документам, доверенностям и договорам велись РКК.

Кроме того, осуществлялась электронная рассылка приказов (распоряжений) по основной деятельности, протоколов заседания Правления и оперативных совещаний у Председателя Правления, а также инструкций, регламентов, положений и других нормативных документов.

Это интересно: процесс внедрения АСДД осуществлялся в головном офисе Банка поэтапно. При этом постоянно велась адаптация и доработка АСДД с учетом специфики деятельности Банка.

В 2005-2006 гг. была организована внутренняя служебная переписка по электронным каналам связи с участием сначала руководителей самостоятельных структурных подразделений, а затем и высших должностных лиц Банка.

Также обеспечено согласование в электронном виде приказов, распоряжений по основной деятельности и нормативных документов с участием руководителей самостоятельных структурных подразделений и высших должностных лиц Банка.

В Банке утверждены нормативные документы по использованию АСДД, что отражено в соответствующих разделах инструкции по документационному обеспечению управления. Кроме того, действует Регламент использования средств АСДД в головном офисе Банка.

С 2007 г. организовано сканирование входящих документов, направляемых на рассмотрение Председателю Правления.

Проведенная работа позволила обеспечить оперативное (в электронном виде) доведение поручений Председателя Правления по входящим документам до исполнителей в условиях территориальной разобщенности Банка в Москве (головной офис Банка размещается в нескольких зданиях по разным адресам).

С января 2010 г. в головном офисе Банка организовано электронное согласование проектов исходящих документов за подписью Председателя Правления и других высших должностных лиц Банка.

Динамика документопотоков "Газпромбанка" в АСДД с 2005 по 2009 гг.

Преимущества использования АСДД

Прежде всего, использование современных информационных технологий оказывает существенное влияние на процессы документирования и на технологию работы с документами в Банке.

1. Создана и действует автоматизированная информационно-справочная база данных, отражающая полный жизненный цикл документа от момента его поступления в Банк (подготовки) до списания в дело, включая движение внутри Банка.

Это позволяет реализовывать новые возможности управления документооборотом, оперативно выполнять информационно-справочную работу с учетом созданного единого информационного пространства и установленных функциональных связей между документами, проводить аналитическую работу с подготовкой еженедельных и ежемесячных справок руководству Банка, а также улучшить взаимодействие структурных подразделении и повысить эффективность и оперативность всей работы Банка в целом.

2. Появилась возможность обеспечения деятельности Правления и комитетов Банка в АСДД, подготовки и рассылки материалов, решений и выписок из решений.

Есть решение! Документационное обеспечение руководства Банка организовано таким образом, что на каждом из этапов жизненного цикла документа возможно выполнение любого запроса, получение отчета об исполнении всех потоков документов.

3. Реализуется возможность согласования в электронном виде исходящих документов, а также рассылки, ознакомления, исполнения организационно-распорядительных и внутренних документов с отметкой в АСДД.

Динамика согласования документов в "Газпромбанке" с применением АСДД с 2005 по 2009 гг.

4. Обеспечивается надежное функционирование системы контроля в автоматизированном режиме для своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, а также для получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений.

С помощью АСДД возможен и осуществляется контроль исполнения документов на различных уровнях: поручений Совета директоров, Правления и Председателя Правления - на уровне Управления контроля исполнения Аппарата Правления; поручений заместителей Председателя Правления и других высших должностных лиц Банка - на уровне соответствующих секретарей-референтов; поручений руководителей структурных подразделений - на уровне секретарей этих подразделений и т.д. вниз по управленческой вертикали.

С использованием АСДД ведется также упреждающий контроль - еженедельное напоминание соответствующим руководителям по установленной форме в электронном виде о документах, срок исполнения которых наступает на предстоящей неделе. В рамках текущего контроля проводится работа с руководителями, являющимися ответственными исполнителями по документам, с внесением в АСДД необходимой информации о фактическом исполнении входящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, при необходимости также обеспечивается продление сроков исполнения.

На заметку: снижение трудоемкости некоторых операций в документационном обеспечении управления Банка связано с возможностью одновременной обработки всех видов документов несколькими работниками, быстрой подготовкой и рассылкой документов с использованием шаблонов, стандартных списков рассылки и т.д.

Главными результатами использования АСДД являются качественные изменения работы с документами (в т.ч. электронными) и подготовка основы для развития новых технологий документооборота и корпоративного взаимодействия.

Кроме того, в рамках АСДД обеспечена возможность коллективной работы с документами, генерации отчетов об исполнении документов (поручений). Снизилась трудоемкость процессов документационного обеспечения управления в головном офисе Банка. В целом АСДД является общебанковской системой, на рисунке ниже можно увидеть, насколько увеличилось количество ее пользователей в Банке в 2010 г. по сравнению с 2004 г.

Динамика роста количества пользователей АСДД в "Газпромбанке" за 2004-2010 гг.

С началом применения АСДД заметно сократилось использование бумажных носителей информации: в настоящее время по головному офису и в филиалы Банка в электронном виде рассылаются организационно-распорядительные документы (приказы и распоряжения по основной деятельности, внутренние нормативные документы, различные протоколы).

Хотя внедрение АСДД определенно позволяет достичь нового качественного уровня в документационном обеспечении управления и способствует быстрому и эффективному принятию управленческих решений, Банк уже столкнулся с проблемой системных ограничений, связанной с ежегодным увеличением документооборота на 25-30%.

Внедренная и действующая более 12 лет технология переписки с филиалами Банка, как с внешними организациями, также не позволяет в полной мере обеспечить в АСДД быстрое и результативное взаимодействие головного офиса и филиалов Банка в части ДОУ.

Вышеуказанные обстоятельства послужили причиной для дальнейшей работы по автоматизации системы делопроизводства и документооборота.

Актуальными направлениями автоматизации документооборота Банка в настоящее время также являются:

• оптимизация обработки всех поступающих в Банк документов на бумажном носителе путем их сканирования, распознавания и занесения соответствующей информации в базу данных;

• расширение практики согласования проектов всех видов документов в электронном виде (договоров, доверенностей и др.).

Читайте в ближайших номерах журнала материалы об опыте внедрения автоматизированных систем делопроизводства и документооборота и делитесь своим опытом, проблемами, с которыми вы столкнулись в процессе автоматизации, актуальными вопросами и идеями.