Зарубежнефть

Расширение единого информационного пространства и организация совместной работы над документами станут результатом внедрения в компании "Газпром зарубежнефтегаз" системы электронного документооборота CompanyMedia.

Отказ от использования бумажного документооборота в процессе управления предприятием — лишь одна из целей автоматизации. Система электронного документооборота — это в первую очередь учетная система, позволяющая навести порядок в делах. Именно так считают в компании "Газпром зарубежнефтегаз", дочернем предприятии Газпрома, ведущем деятельность за пределами России. Сегодня компания представляет интересы Газпрома в ряде крупнейших проектов по разведке и освоению углеводородных месторождений, строительству объектов нефтегазовой промышленности за рубежом, в первую очередь в странах Среднего и Ближнего Востока, Юго-Восточной Азии, Африки, Латинской Америки, а также в странах СНГ. Через "Газпром зарубежнефтегаз" реализуется стратегическая цель головного предприятия: стать глобальной энергетической компанией мирового уровня.

Компания проводит полный цикл работ: от идеи — поиска перспективных мест с точки зрения добычи газа или нефти — до промышленной разработки. Сначала специалисты оценивают интересные в плане разведки регионы, формулируют обоснование перспективности геологоразведки и представляют его руководству. После отбора проектов начинается процесс согласования и получения лицензии на геологическую разведку за рубежом. Для управления каждым конкретным проектом создается специальное, как правило совместное, предприятие непосредственно в регионе реализации проекта, заключаются договоры с подрядчиками для проведения изыскательских, разведывательных, геологических, сейсмических работ, включая 2D- и 3D-сейсморазведку, поисковое и разведочное бурение и пр. Если в результате проведенных поисково-разведочных работ открыто новое месторождение, то проект переходит в стадию разработки. "Газпром зарубежнефтегаз" возводит всю необходимую инфраструктуру по подготовке и транспортировке углеводородов, для жизнеобеспечения персонала и т. д. Таким образом, сегодня компания представляет собой сложную взаимосвязанную структуру, а эффективность управления ею напрямую связана с организацией документооборота.

"Документооборот охватывает всю деятельность компании. Это инструмент для организации делопроизводства компании, в которое так или иначе включены производственные вопросы. Более половины переписки, проходящей сегодня через канцелярию, относится именно к производственным вопросам", — рассказывает Николай Белов, начальник информационно-технического отдела "Газпром зарубежнефтегаз".

В 2005 году по инициативе руководства было принято решение автоматизировать документооборот. При этом ставилась цель не "поскорее избавиться от бумаг", а навести порядок в огромном потоке входящих и исходящих документов, в том объеме бумаг, который всегда присутствует в канцелярии. Кроме того, требовалось навести порядок в учете документации, чтобы всегда можно было понять, где, у кого и на каком этапе отработки находится тот или иной документ.

Основная задача, стоявшая перед командой внедрения, — перестройка стиля работы сотрудников предприятия, которые привыкли действовать по старинке. Отчасти сложности внедрения были обусловлены тем, что сотрудникам пришлось привыкать к новому интерфейсу выбранной системы, поскольку он существенно отличается от привычного рядовому пользователю интерфейса программных продуктов Microsoft. "Кроме того, сложно было объяснить пользователю целесообразность внедрения системы, учитывая, что в начале ее использования объем работы только увеличивался: документы между отделами и руководством нужно было передавать не только в бумажном виде, но и в электронном", — рассказывает Белов. Поэтому первый год стал непростым как для сотрудников канцелярии, так и для ИТ-отдела. Нужно было производить тонкую настройку системы, связанную с организационной структурой компании, в процессе внедрения приходилось корректировать многие базы, создавать инструкции для пользователей, проводить их обучение и т. д. Была создана инструкция по делопроизводству, в которой кроме описания всех процессов делопроизводства в компании, указывалось, как эти процессы работают в системе электронного документооборота.

Сейчас системой охвачены все подразделения и в первую очередь производственные. Поскольку основная деятельность — геологоразведка, то большая часть документов проходит через производственные департаменты. Компания является на 100% дочерней компанией Газпрома и руководящим вниманием не обделена — указаний поступает немало. Задача системы — зарегистрировать документ, довести его до руководства, получить указание о назначении документа и доставить до исполнителей. После выполнения назначений исполнитель создает карточку об исполнении и прикрепляет результаты работ.

"Для нас было очень важно, что в системе есть возможность получения отчета об исполнении поручений руководства по документам. Сегодня система уже привычно используется в основных процессах делопроизводства", — говорит Белов.

Новый виток

До недавнего времени не все возможности системы использовались. В 2010 году компания вновь обратила внимание на данную систему, и по решению руководства планируется ее развивать в разных направлениях.

Во-первых, предполагается распространить систему на представительства компании в Таджикистане, Узбекистане и Киргизии, а также привлечь к общей идее автоматизации документооборота совместные предприятия, расположенные во Вьетнаме, Индии и других странах. "Главное, что мы хотим получить от этого масштабирования системы, — возможность осуществлять безбумажную переписку со своими представительствами и с другими совместными предприятиями", — говорит Белов. Еще одна очень важная возможность, которая позволит во многом отказаться от бумаг, — использование в ближайшем будущем электронной цифровой подписи.

Другое направление, уже практически реализованное, — развитие системы для руководства высшего звена, которое позволит руководителю, где бы он ни был, участвовать в процессе принятия решений по различным вопросам. Это дополнение к системе позволяет отправлять на подпись, подписывать, комментировать, вносить пометки, в том числе в голосовом режиме, в предварительно подготовленные документы. Помощник руководителя, находящийся в пределах офиса, вносит все изменения документов в систему. Данное дополнение вместе с обновленной версией исходной системы уже прошло тестовые испытания.

Имеющаяся у юридического подразделения потребность в автоматизации договорной работы повлечет в ближайшем будущем развитие системы. И в первую очередь будет использоваться ее учетная функция: получение отчетов по активным и архивным договорам, а также по проектам договоров, находящихся в стадии согласования. Еще одна важная, по мнению Белова, возможность — автоматизация процесса согласования и прохождения договора с поддержкой версий документов для всех заинтересованных исполнителей и подразделений. Подсистема будет охватывать все подразделения, связанные с тем или иным договором. "Сегодня мы стремимся максимально сократить количество бумаг. В идеале любой входящий документ должен в первую очередь пройти через канцелярию, где для него создают электронную карточку в системе и делают его электронную копию, после чего на документ ставят штамп, подшивают в дело, и далее он движется к исполнителям только в электронном виде. Аналогично будет организована и договорная работа", — рассказывает Белов.

Планируется интеграция системы в единое информационное пространство компании. Платформа, на которой строится система, имеет очень хорошие возможности по интеграции с электронной почтой. Сегодня каждому исполнителю через почтовую систему отправляется сообщение о назначенном ему документе. Недавно был создан интранет-портал, где описываются общие вопросы. Поскольку в системе отражена структура организации, с реквизитами сотрудников, интеграция с порталом позволила бы избежать дублирования информации, обеспечила бы возможность корректировать ее только в одном месте. Существуют и справочные системы, например корпоративный телефонный справочник. "Планируется создать базу нормативно-справочной документации общего пользования. И один из способов обеспечить доступ к ней — интеграция с порталом. Увязка всего в одно целое дала бы существенный эффект, и серверная технология позволяет легко настраивать синхронизацию с системами и с мобильными пользователями", — считает Белов.